近年來，隨著國家財政資金投入以及高校其他收入的不斷增加，高校與外界簽訂的合同數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長，合同類型也更加多樣化，其中部分高校年平均合同簽訂量已達10000份以上，而合同類型則主要歸集于黨政、人力、資產(chǎn)、基建、教學(xué)、科研、國際合作等歸口管理職能部門。
由于高校合同總量龐大且在持續(xù)遞增、合同類型較多且合同事項繁雜，再加上合同管理采用歸口部門分散管理模式，因此很難做到統(tǒng)一合同編號、規(guī)范合同文本、量化合同付款。同時由于缺少標準化、高效化的管理制度，又使得合同日常管理與風(fēng)險防控都存在較大壓力，導(dǎo)致在管理中常常面臨未按規(guī)定程序簽訂合同的情況，如目前仍然有不少小額合同出現(xiàn)事后臨時補簽合同的現(xiàn)象。
另外，目前的管理模式還缺少有效的管理工具來實現(xiàn)合同的信息化管理，第一，廣大教職工疲于紙質(zhì)合同的簽批流程，服務(wù)體驗較差；第二，合同在分期付款等階段難以嚴格防控諸如重復(fù)付款、不規(guī)范付款等支付風(fēng)險；第三，導(dǎo)致校級范圍的合同事項統(tǒng)計、合同數(shù)據(jù)挖掘以及大數(shù)據(jù)決策分析支持存在較大困難。因此，如何實現(xiàn)高效有序的合同管理已成為高校經(jīng)濟事務(wù)管理的重要關(guān)注點之一。
為此，中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)結(jié)合目前現(xiàn)狀，專門制定了《中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)合同管理辦法》，為進一步加強和規(guī)范學(xué)校合同管理、防范合同風(fēng)險、維護學(xué)校合法權(quán)益、明確建立學(xué)校合同管理服務(wù)信息系統(tǒng)、統(tǒng)一管理合同簽訂和執(zhí)行全過程提供便捷服務(wù)。
一、高校合同管理信息化的基本需求
為了促進高校發(fā)展戰(zhàn)略實現(xiàn)，提升高校信息化管理水平并加強合同管理及服務(wù)，我國高校亟需規(guī)劃并著手實施一套可與外部服務(wù)、內(nèi)部控制相融合的一體化合同管理服務(wù)平臺，從而達到用信息化帶動合同標準化業(yè)務(wù)，用信息化提升合同精細化管理、人性化服務(wù)的目的。
通過對高校合同管理現(xiàn)狀的調(diào)查研究，我們建議高校合同管理服務(wù)平臺建設(shè)的總體思路。首先，考慮到高校合同管理的統(tǒng)一性，建議平臺以戰(zhàn)略實現(xiàn)為目的、以協(xié)同辦公為支撐、以信息標準和合同模板統(tǒng)一為基礎(chǔ)、以集約管控為主線、以合同付款為重點，并服務(wù)于學(xué)校各部門；其次，考慮到高校合同管理的復(fù)雜性，建議平臺按照“總體規(guī)劃、集約管控、集成應(yīng)用、分步實施”的原則進行具體建設(shè)。
（一）功能需求
根據(jù)合同管理服務(wù)平臺總體建設(shè)思路，按照堅持依法合規(guī)、高效服務(wù)的原則，可以將合同管理信息化實施的具體目標進行進一步的明確。
1.合同管理服務(wù)平臺應(yīng)當為全過程的管理，實現(xiàn)合同的規(guī)范性管理、流程化管理、風(fēng)險控制、付款控制、決策分析等，并通過全生命周期、全過程的管理帶來合同管理水平及效率的明顯提升。
2.合同管理服務(wù)平臺應(yīng)當為多層次的管理，實現(xiàn)從“戰(zhàn)略決策層→管理控制層→業(yè)務(wù)操作層”自上而下的分級管理體系。
3.合同申請模塊應(yīng)當進行信息標準和合同模板庫建設(shè)，具體包括合同分類定義、合同流程定義、合同范本庫、供應(yīng)商管理等內(nèi)容。
4.合同審核、審批流程應(yīng)當融入校院兩級管理思路，且需采用可靈活配置的模式，以方便不同類別、不同特征合同的分類、分級審核與審批。
5.合同進度、合同付款階段應(yīng)當作為重點管控節(jié)點，必須實現(xiàn)規(guī)范化付款流程、精準化付款控制、高效化付款方式。
6.合同決策分析頁面應(yīng)當能夠提供各類統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供圖表化數(shù)據(jù)支持，并作為校級財務(wù)資金安排預(yù)測的依據(jù)之一。
另外，除了合同管理層面的需求外，合同管理服務(wù)平臺還應(yīng)當特別關(guān)注合同服務(wù)層面的優(yōu)化，充分考慮廣大師生用戶的用戶體驗以及歸口職能部門的個性化需求。如為方便師生使用、提高辦事效率，合同平臺應(yīng)當支持諸如移動審批等各類移動端功能；為保證合同平臺不成為一個單一的、弱交互的信息孤島，其還應(yīng)當積極考慮如何與其他系統(tǒng)進行對接，特別是實現(xiàn)與采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等的無縫對接。
（二）質(zhì)量要求
為了保證合同管理服務(wù)平臺的具體目標能夠有序?qū)崿F(xiàn)，合同平臺在建設(shè)過程中應(yīng)當嚴格按照相關(guān)規(guī)范的要求，以滿足合同部門及相關(guān)使用者未來3~10年的使用需求為內(nèi)在要求、以滿足上級主管部門的監(jiān)管需求為外部標準，建設(shè)一套具有高度一體化水平及整合度的合同綜合管理平臺。具體來說，其建設(shè)要求可明確如下：
1.合同平臺應(yīng)當積極應(yīng)用新型理念和技術(shù)，力求突破傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)合同管理效率的極大提升；其建設(shè)水平應(yīng)當與學(xué)校整體水平相適應(yīng)，即相對其他合同管理方式具有一定的引領(lǐng)性和先進性。
2.合同平臺應(yīng)當提供諸如電子審批等業(yè)務(wù)非常需要而現(xiàn)有模式卻不能提供的功能，解決諸如付款控制低效等現(xiàn)有模式存在的一系列待解決問題；其建設(shè)內(nèi)容應(yīng)當與學(xué)校內(nèi)在需求相契合，即要求具有較強的功能性和實用性。
3.合同平臺要求具有良好的用戶體驗，盡量繼承原有模式的優(yōu)點，減少對日常工作方式的非必要變動；系統(tǒng)切換期間應(yīng)當能實現(xiàn)平滑過渡，避免對學(xué)校日常工作產(chǎn)生干擾；實施過程應(yīng)當充分考慮具體使用終端用戶，即合同平臺要求具有便捷的可操作性和友好性。
4.合同平臺應(yīng)當實現(xiàn)與內(nèi)部其他保留的模塊以及各類外部系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，必需留有很好的接口與后續(xù)中長期規(guī)劃進行無縫銜接；其建設(shè)方案應(yīng)當以開放式的、前瞻性的角度來設(shè)計，即合同平臺要求具有較好的兼容性和可擴展性。
5.合同平臺需能實現(xiàn)全面合同管理控制及電子合同檔案等國家政策性新需求，要求能夠滿足校級領(lǐng)導(dǎo)的決策需求以及上級相關(guān)主管部門的檢查標準；其建設(shè)標準應(yīng)當適應(yīng)學(xué)校決策層及上級主管部門需求，即合同平臺要求具有標準化的規(guī)范性和可挖掘性。
6.合同平臺建設(shè)過程中還應(yīng)考慮到各相關(guān)部門的細節(jié)需求，包括經(jīng)辦人、項目負責人、申請部門、歸口部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案部門、審計部門、校領(lǐng)導(dǎo)及上級主管部門等，即合同平臺應(yīng)當對眾多部門的自主性及個性化需求及時響應(yīng)。
二、高校合同管理信息化的實施建議
（一）架構(gòu)藍圖
根據(jù)高校合同管理服務(wù)平臺建設(shè)的整體思路以及前期校級合同管理現(xiàn)狀的調(diào)研結(jié)果，結(jié)合項目建設(shè)目標及相關(guān)職能部門、財務(wù)部門等具體管理要求，并參考相關(guān)行業(yè)合同管理信息化建設(shè)經(jīng)驗，形成上圖所示系統(tǒng)建設(shè)的設(shè)計藍圖。
（二）基礎(chǔ)平臺
作為高校信息化規(guī)劃的重要組成部分，合同管理服務(wù)平臺往往需要與學(xué)校各類信息系統(tǒng)進行基礎(chǔ)信息、流程信息、信用體系、知識文檔、統(tǒng)計分析等各類數(shù)據(jù)的深度共享，其與采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等實現(xiàn)一體化應(yīng)用的需求也越來越強烈。因此可以考慮進行統(tǒng)一規(guī)劃，將其納入學(xué)校協(xié)同辦公平臺建設(shè)過程，以協(xié)同辦公平臺為基礎(chǔ)進行合同管理功能開發(fā)及流程再造，并考慮如何與其他系統(tǒng)進行深度整合以提高其業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性，從而達到減少信息孤島、實現(xiàn)高校信息管理一體化的目的。
一方面，由于合同管理交織了各類基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、流轉(zhuǎn)過程以及業(yè)務(wù)層和管理層對合同進行過程管理、監(jiān)控預(yù)警、數(shù)據(jù)挖掘操作時所引起的各種關(guān)聯(lián)機制、觸發(fā)機制，因此整個合同管理過程及控制機制非常復(fù)雜，如果完全進行從底層開始的定制化開發(fā)方法必將耗費巨額的人力物力成本。因此，通過利用學(xué)校協(xié)同辦公平臺及其提供的各類建模工具，配合辦公門戶、表單工具、流程引擎、組織中心、文檔中心、移動應(yīng)用，可以相對便捷的通過二次開發(fā)建設(shè)合同管理所需的合同門戶、合同文稿、審批流程、合同政策、合同模版、移動審批等功能，并通過各類邏輯工具實現(xiàn)合同管理的過程管控。
另一方面，通過將合同管理融合入校級協(xié)同辦公平臺，可以便于其與上下游系統(tǒng)實現(xiàn)流程與數(shù)據(jù)深度互通，達到進一步開放的效果，并對學(xué)校業(yè)務(wù)涉及到的相關(guān)合同進行真正的一體化管理。如通過協(xié)同辦公平臺合同管理模塊可以匹配學(xué)校的多種業(yè)務(wù)范圍，接入采購管理模塊、財務(wù)管理模塊、供應(yīng)商管理模塊、規(guī)章制度模塊、檔案管理模塊以及信用體系庫、知識文檔庫等功能，配合打通從立項、采購、簽訂、履行、付款、分析以及監(jiān)控預(yù)警、異常處理的流轉(zhuǎn)通路，實現(xiàn)全過程的合同管控，并且通過門戶集成、組織模型以及權(quán)限設(shè)計，實現(xiàn)不同類別、不同特征合同的分類、分級管理的院校兩級管理思路。
（三）功能實現(xiàn)
根據(jù)高校合同管理現(xiàn)狀的調(diào)研結(jié)果，我們發(fā)現(xiàn)在合同管理過程中最為核心與關(guān)注的內(nèi)容包括：如何規(guī)范合同文本內(nèi)容，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險；如何提升合同審批效率，避免出現(xiàn)效率低下；如何提升合同履行能力，避免出現(xiàn)執(zhí)行異常；如何提升合同付款控制能力，避免出現(xiàn)資金風(fēng)險；如何提升合同分析能力，避免出現(xiàn)無序管理。據(jù)此，并結(jié)合相關(guān)設(shè)計藍圖，可以將合同管理服務(wù)平臺的具體功能實現(xiàn)定義為以下幾條主線。
1.基礎(chǔ)功能的全面實現(xiàn)。通過應(yīng)用協(xié)同辦公平臺的信息門戶、流程引擎、信用體系庫、知識文檔庫、駕駛艙技術(shù)等技術(shù)，來實現(xiàn)系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺、系統(tǒng)管理模塊、權(quán)限管理模塊、流程管理模塊、移動審批模塊等基礎(chǔ)功能，并通過對接采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)來實現(xiàn)各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的傳遞。
2.合同文本主線。主要對應(yīng)合同起草過程，其重點在于規(guī)范合同的起草內(nèi)容。起草時通過關(guān)聯(lián)展示相關(guān)的規(guī)章制度引導(dǎo)經(jīng)辦人更加合規(guī)地擬定合同；通過合同模板庫建設(shè)來提供眾多可供選擇的標準合同模板，方便經(jīng)辦人快捷擬定合同；通過供應(yīng)商庫建設(shè)以及內(nèi)部信用評價體系、外部信用數(shù)據(jù)接入來提供合同相對方狀態(tài)，方便經(jīng)辦人判斷是否存在相關(guān)風(fēng)險。
3.合同審批主線。主要對應(yīng)合同審批、合同簽訂過程，其重點在于主要合同條款的提取以及審批流程的優(yōu)化。通過歸納不同類型的合同業(yè)務(wù)，將合同相對方信息、主要標的內(nèi)容、合同總金額、保證金信息、付款階段劃分、階段付款金額、階段付款條件等主要合同條款提取并固化為必填內(nèi)容，不僅可以方便后續(xù)審批環(huán)節(jié)，還可以為監(jiān)控預(yù)警及數(shù)據(jù)挖掘提供標準化數(shù)據(jù)參考。通過靈活定義流程并搭配在線/移動審批手段，可以滿足不同類型的合同業(yè)務(wù)的審批要求，便捷領(lǐng)導(dǎo)審批、提高工作效率、降低內(nèi)部溝通成本、控制合同風(fēng)險。一般以經(jīng)辦人員為起點，經(jīng)項目負責人、經(jīng)辦部門、職能部門、法務(wù)部門、校領(lǐng)導(dǎo)等部門審批后生效，并由相關(guān)部門執(zhí)行后續(xù)過程。
4.合同履行主線。主要對應(yīng)合同進度管理、合同異常管理、合同變更管理、合同訴訟管理內(nèi)容，其重點在于通過監(jiān)控預(yù)警實現(xiàn)異常及異動監(jiān)控。通過執(zhí)行進度分析可以了解合同進度執(zhí)行情況，通過執(zhí)行異常監(jiān)控可以及時排查異常合同，通過執(zhí)行合同變更流程可以及時實現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的調(diào)整，通過監(jiān)控預(yù)警可以要求法務(wù)快速介入訴訟程序。
5.合同付款主線。主要對應(yīng)合付款管理、合同開票管理內(nèi)容，其重點在于通過付款條件實現(xiàn)付款過程控制。通過合同總金額、保證金信息、付款階段劃分、階段付款金額、階段付款條件等付款條件的控制，可以有效避免重復(fù)付款、提前付款、付款緩慢等資金收支風(fēng)險，可以有效幫助財務(wù)部門加強資金管理。
6.決策分析主線。主要對應(yīng)合同查詢、統(tǒng)計分析、報表臺賬、數(shù)據(jù)可視化、移動端查詢等內(nèi)容，其重點在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標準化以及決策分析維度的定義。通過建設(shè)決策分析模塊，可以提供能夠滿足質(zhì)量和性能需求的數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘及數(shù)據(jù)分析功能，為日常管理人員提供整理后的所需數(shù)據(jù)，為校級領(lǐng)導(dǎo)提供支持決策的數(shù)據(jù)的靜態(tài)概況和動態(tài)發(fā)展趨勢圖。
（四）流程設(shè)計
根據(jù)合同管理服務(wù)平臺的具體功能主線實現(xiàn)內(nèi)容，通過對相關(guān)業(yè)務(wù)的流程進行重新統(tǒng)籌設(shè)計優(yōu)化，做出適當安排，提高其業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性；通過重新梳理部門職責、角色權(quán)限等，實現(xiàn)對不同部門的不同角色的管理職責控制；爭取全流程電子化及電子檔案流程，通過電子簽名、電子檔案、電子憑證等減輕工作負擔、提高工作效率。據(jù)此，可以將合同管理服務(wù)平臺的基本流程及各環(huán)節(jié)職責定義為：
合同經(jīng)辦人：合同發(fā)起人、執(zhí)行人及具體事務(wù)處理人員
項目負責人：合同審批人及合同的主要負責人
申請部門：合同歸屬的學(xué)院、實驗室、處室等，主要負責合同的真實性、必要性審核
歸口部門：資產(chǎn)、科研等合同歸口部門，主要負責合同的履約資質(zhì)、專業(yè)要求審核
法務(wù)部門：主要負責合同的合法性、規(guī)范性及法律風(fēng)險審核
校領(lǐng)導(dǎo)：主要負責重大合同、特殊合同的審核
財務(wù)部門：主要負責合同付款過程
審計部門：主要負責合同審計過程
檔案部門：主要負責合同歸檔過程
根據(jù)“總體規(guī)劃、集約管控、集成應(yīng)用、分步實施”的原則，并結(jié)合上述合同管理服務(wù)平臺建設(shè)的整體思路以及具體的實施方案，目前學(xué)校已基本完成合同管理服務(wù)平臺的一期建設(shè)工作。一是對應(yīng)合同審批主線，通過流程的電子化便捷師生合同申請過程，努力將廣大教職工從疲于紙質(zhì)合同的簽批流程中解放出來；二是對應(yīng)合同付款主線，通過智能化規(guī)則使得合同在分期付款等階段嚴格防控諸如重復(fù)付款、不規(guī)范付款等支付風(fēng)險；三是對應(yīng)決策分析主線，提供合同事項統(tǒng)計、合同數(shù)據(jù)挖掘以及大數(shù)據(jù)決策分析支持，為師生提供可視化數(shù)據(jù)支持。
由于合同管理信息化建設(shè)是一個長期、持續(xù)的過程，因此后續(xù)我們將會進一步優(yōu)化相關(guān)內(nèi)容，以合同文本主線中的合同模板庫、供應(yīng)商庫建設(shè)，合同履行主線中的合同進度管理、合同異常管理、合同變更管理、合同訴訟管理內(nèi)容為重點，為全校師生提供更加便捷、規(guī)范的合同內(nèi)容輔助，為學(xué)校管理提供合同監(jiān)控預(yù)警。